複数のメンバーで同じファイルを共有したいけど、データは触られたくないとか、権限のある人にしかファイルを見せたくないって事はありませんか？
こういった共有設定を出来るのがオーナー権限です。オーナー権限はいわば管理者権限です。トラブル防止の為にも、大事なファイルには必ず権限の設定をしましょう。
この記事では、Googleスプレッドシートのオーナー権限の変更やファイルの共有方法について、注意点も交えて解説しています。
この記事の目次
デフォルトではファイルのオーナーはすべて自分
デフォルトでは自分が作成したファイルのオーナーはすべて自分です。
スプレッドシートのオーナーは他のユーザーを招待したり、ファイルやフォルダのオーナー権限を別のユーザーに譲渡することが出来ます。
所有権を譲渡出来るのはGoogleのファイルとフォルダのみ。ファイルとフォルダの権限は別々なので、それぞれに設定する必要があります。
仕事でも学校でも他の人とデータを共有するのなら、権限の設定が適切か考えましょう。
ただし、職場や学校のアカウントを使用して他のユーザーを招待し、ファイルやフォルダのオーナー権限を付与することは出来ません。
オーナー権限変更の準備 ‐ まずはスプレッドシートを共有
オーナー権限を渡すには、まず他のユーザーとスプレッドシートを共有する必要があります。設定は画面の右上「共有」ボタンから出来ます。
スプレッドシートの共有方法は2つありますのでそれぞれの手順と違いを解説します。
共有方法その1、共有相手を追加する
①共有するユーザーやグループを選択する
ファイルを共有したいユーザーのGmailアドレスを指定します。共有相手に気付いて貰えるよう「通知」にチェックを入れたままにしておくのがおすすめです。
※デフォルトではファイルを作った人がオーナーになっています。
②内容がわかる様にメッセージを入れる
簡単でも良いので、内容がわかるメッセージを入れておけば共有相手に親切です。
③権限の設定変更
共有する相手の権限を変更出来ます。また、歯車のアイコンから、共有する相手の役割に合わせた内容に変更出来ます。
デフォルトでは「編集者」は他のユーザーを共有メンバーに追加する事が出来ます。
利便性を重視するならこのままで大丈夫ですが、編集者を制限・管理したい場合はチェックを外した方がよいかもしれませんね。
共有方法その2、リンクのURLを指定する
共通方法の2つ目は、リンクのURLでアクセスしてもらう方法です。リンク先さえ知っていれば、一人ひとり追加せずにファイルを利用できるので、大勢の人が利用する際は便利です。
「制限付き」と「リンクを知っている全員」の2種類あり、違いは権限を個別に設定出来るかです。
こちらも歯車のアイコンから、共有する相手の役割に合わせた内容に変更出来ます。
①制限付き
１つ目の共有方法で追加したユーザーのみがリンクにアクセス出来ます。同様に、こちらはユーザー毎に権限を設定することが出来ます。
ファイル共有を止めたい時は？
会社ならプロジェクトから外れた人や退職した人などが定期的に出てきますよね。権限を変更した時の様に、追加されたユーザー名の右にあるプルダウンから「削除」を選びます。
②リンクを知っている全員
リンクを伝えれば誰でもファイルにアクセス出来ます。こちらは「制限付き」とは違い、ユーザー毎に権限を振り分ける事は出来ません。
情報漏洩のリスクも有りますので、扱うファイルには注意が必要です。
ファイルのリンク共有を止めたい時は？
便利な反面リンク先のURLが意図しない人に漏れてしまう危険性もあります。扱うファイルの中身の重要度が変わる事もあるかもしれません。
リンクの設定を「制限付き」に変更すると、「ユーザーやグループと共有」で直接共有しているユーザーのみが引き続きファイルを閲覧できます。
オーナー権限を変更する
追加したユーザーに 「オーナー権限の譲渡」を選択する
ユーザーを追加すると「オーナー権限の譲渡」という選択項目が選べるようになります。
選ばれたユーザーがスプレッドシートへアクセスすると、「オーナー権限の譲渡を承諾しますか？」というメッセージが表示されます。
「承諾」もしくは「拒否」のどちらかを選択してもらいましょう。
オーナー権限の譲渡をリクエストした後は？
譲渡したい人にメールで通知が届きます。相手が承諾されると、自分の権限は「編集者」になります。承諾されるまでのあいだはオーナーのままの状態です。
※承諾されるまではオーナー権限の譲渡をキャンセルする事も出来ます。
会社などの組織においては、ファイルを扱う担当者が変わる事はよくありますし、退職するかもしれません。そういった場合は担当者のオーナー権限を次の担当者に譲渡します。
オーナーは他のユーザーを削除する事も出来ますので、必要なくなった担当者を忘れずに削除しておきましょう。
オーナー変更はパソコンから
Googleのドキュメントエディタヘルプによると、
AndroidやiPhone、iPadからオーナーは変更出来ませんのでパソコンからアクセスしましょう。
まとめ – オーナー変更と共有設定は忘れずに
複数人でファイル共有する場合は必ず権限と共有の設定をしましょう。オーナーや編集者など、きちんと権限を振り分ける事でトラブルを防ぐことが出来ます。
無料なのでエクセルよりも手軽に使えますし、あえてエクセルと使い分ける事もあります。
仕事であれば知っていないと困りますよね。この記事が参考になれば嬉しいです。
note
データ内容を勝手に触られたくない場合など、状況に応じて必ず設定を見直しましょう。