スプレッドシートでプルダウン作成、連動・色など変わった点も解説

画像:スプレッドシートのプルダウン作成、入力規則で別シートと連動させる

スプレッドシートのセルに入力する値が決まっている場合、プルダウンを作成してその中から選択出来るようにしておくと便利です。

スプレッドシートにプルダウンを作成しておけば、入力の手間を省き表記ゆれなどのミスも防ぐ事が出来ます。

スプレッドシートでプルダウンを作成するには以下の方法があります。

  • 別シートのデータをプルダウンに連動させて作成する方法
  • プルダウンの設定で個別に選択項目の追加や色を付けて作成する方法

記載したように、新しく変わったプルダウンでは単にデータを追加するだけでなく、項目毎に色を付ける事も可能です。スプレッドシートの別シートからデータを参照してプルダウンと連動、更に色まで設定しておけば、綺麗で見やすいデータ表になります。

今回の記事では、スプレッドシートでのプルダウンの作り方と項目の追加や色付けなど、新しく変わった点を解説していきます。

スプレッドシートのプルダウンについて

例えば、商品リストや名簿を作る場合、以下の様な問題がよく起きます。

  • 大文字や小文字、送り仮名などの表記ゆれやタイプミスが多発する
  • 決められた同じ内容を毎回入力している
  • その時々で表示内容を切り替えたい

この様に、取り扱うデータに一貫性が無くなったり、入力に時間が掛かる事があります。ましてや複数人での更新や管理、データ集計が必要なスプレッドシートなら更に大変です。

こういった状況で活躍するのが、スプレッドシートのプルダウンを使った入力です。

プルダウンの作り方は2つありますので、それぞれの手順を紹介します。

スプレッドシートでプルダウンの作り方

プルダウン作成手順。画面上部のメニュー「挿入」→「プルダウン」を選択する。

スプレッドシートにはメニューの「挿入」→「プルダウン」から、プルダウンの設定が可能です。設定画面内でプルダウンで表示させる項目を追加していくのですが、設定方法は2つあります。

プルダウンの設定方法2つ
  • プルダウンに選択項目を1つずつ追加する方法
  • プルダウンへ別シートから連動(参照)させる方法

実はこのプルダウン機能は「テータ」→「データの入力規則」と同じもの。右クリックや【データ】→【データの入力規則】を選んでも同じです。

この2つの設定を使ったプルダウンの作り方をそれぞれ解説していきます。

プルダウンに選択項目を1つずつ追加する方法

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プルダウンの選択項目を1つずつ追加する方法

プルダウンの設定。条件をプルダウンにする。選択項目をひとつずつ追加し、色の設定も行える。

メニューからプルダウンを選ぶと「データの入力規則」と同じ画面になりますが、「条件」を変更することで入力項目が表示されます。

ここでの設定内容は【ルール】として扱われ、後から別のセルへ使いまわしたり、設定内容を変更する事も出来ます。

プルダウンの作成手順は次の通りです。

  1. まずプルダウンの設定を適用させたい範囲を直接入力するか、セル範囲をドラッグで選択します。ここではA列とB列で設定ルールを分けるためA列だけを範囲にしました。
  2. 条件で【プルダウン】を選択。色のアイコンと選択させる内容を手入力していきます。選択項目は「アイテム」と呼ばれ、必要な分だけ追加する事が出来ます。

追加したプルダウンの選択項目はドラッグで並び順を入れ替える事も出来ます。

プルダウンに追加した選択項目は設定した色で表示されます。目的や役割毎に色分けしておくのがコツです。

きちんと色分けされていると綺麗なだけでなく、まとまりも出るので分かり易いデータ表になります。

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オプションでプルダウンの見た目を変更する

プルダウンのオプション設定。データ無効時の表示やプルダウンの見た目を変更する事も出来る。

プルダウンには入力規則と同じくデータ無効時の設定をする事が出来ますが、使いどころはあまり無いかも知れません。

他に表示スタイルを変更する事も出来ます。サンプルではプルダウンに色を付ける【チップ】が選択されています。以前の様なシンプルな見た目に戻す場合は【矢印】を選びます。

プルダウンへ別シートから連動(参照)させる方法

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プルダウンへ別シートから連動させる方法

別シートにデータのリストを用意しておき、そこからプルダウンへ連動させて表示する方法です。データが多い時や、簡単に管理したい時におすすめです。

まずプルダウンを表示させたい範囲を選択します。この際ドラッグで範囲を選択すると簡単です。
  1. まずプルダウンの設定を適用させたい範囲を設定します。
  2. データ範囲の選択ではセル範囲を直接入力するか、セルをドラッグで範囲選択します。
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プルダウンへ連動させるデータ範囲を設定する

条件からプルダウンをプルダウン(範囲内)する事で、データを連動(参照)させて表示する事が出来ます。

条件を【プルダウン】から【プルダウン(範囲内)】に変更します。これにより、連動元(参照元)を設定する事が出来るようになります。

別シートをクリックしセルを選択する事でプルダウンの連動元を設定する事が出来ます。
  1. アイコンをクリックし、プルダウンに連動させるデータ範囲を設定します。ここで【データ範囲の選択】の入力欄にカーソルを合わせておきます。
  2. 別シートにあらかじめデータを用意している場合、まずそのシートを選択します。そのまま参照したいデータが入っているセルをドラッグで選択します。

連動させるデータは別シートに分けて用意すると管理し易く、見た目もスッキリします。プルダウンで参照し易い形でデータを並べておきましょう。

別シートの選択したデータを一気に選択項目に設定出来た。

別シートの選択したデータを一気に設定する事が出来ました。後は自由に色変更して下さい。

1つずつ追加した時との違いは、参照元でデータの追加や変更ができて管理し易いことです。ただし、データ内容や並び順の変更は参照元で行う必要があります。

もし参照元のデータ範囲がずれる心配がある場合、以下のサンプル例の様にデータ範囲を絶対参照で指定すると良いです。

='アプリ名一覧'!$A$2:$A$5

これでセルの位置が変わっても安心ですが、不用意にデータを触られない様に【シートを保護】に設定しておくのも有効です。

まとめ:プルダウンの作り方

今回はプルダウンの作り方を解説しました。プルダウンの項目は別シートで作ると運用が簡単で見た目もスッキリします。

複数人で使う場合でも参照元データを管理者だけが触るようにすればデータ表が壊れる心配もありません。

毎回入力する内容が決まっているとか、表記ゆれが起きては困るデータを扱う場合はプルダウンがおすすめです。

画像:Googleスプレッドシート 行や列を固定、解除する方法
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