スプレッドシートのプルダウン作成、入力規則で別シートと連動させる

画像:スプレッドシートのプルダウン作成、入力規則で別シートと連動させる

スプレッドシートでセル入力する時、プルダウンであらかじめ値を設定しておけば簡単に入力出来るだけでなく、表記ゆれも防げるので便利です。

プルダウンを別シートから参照して連動させるなど、入力規則の便利な使い方も併せて紹介します。プルダウンの作り方は意外と簡単なので活用して下さいね。

プルダウンの使いどころ、どんな時に使う?

例えば商品リストや名簿を作りたい場合だと、

  • 大文字や小文字、送り仮名などの表記ゆれやタイプミスが起こる
  • 毎回同じ内容を入力している
  • その時々で表示内容を切り替えたい

この様に、取り扱うデータに一貫性が無くなったり、入力に時間が掛かってしまう事があります。複数人での更新や管理、データ集計が必要なスプレッドシートなら更に大変です。

プルダウンを使えば、あらかじめ入力項目を別シートで用意しておき、そのシートを参照させれば全て解決するわけです。

プルダウンで選べる選択内容を設定するのですが、この設定方法は大きく分けると2つあります。

  • リストを直接指定
  • リストを範囲で指定

それぞれの作り方の手順と使いどころを解説しますね。

スプレッドシートでプルダウン作成方法

画像:Googleスプレッドシートでデータの入力規則の設定をする

まずはスプレッドシートでプルダウンを作成するには「データの入力規則」を使います。

始めにプルダウンを表示させたいセルを選んでおきます。

STEP

メニューから【データ】をクリック

STEP

データの入力規則を選択する

入力規則の設定画面がポップアップ表示されます。

プルダウンを直接指定で設定する方法

画像:Googleスプレッドシートで入力規則の設定 リストを直接指定する手順1

月の表示やマルバツ、済などの表示くらいであれば、数も少ないですしプルダウンを直接指定で設定すれば良いかと思います。

STEP

セル範囲

セル範囲はリストを表示させたい場所の事。ここでは初めに選んだ「プルダウンを表示させたいセル」が自動的に設定されています。

STEP

条件:【リストを直接指定】を選択。下記の画像の様に手動で入力して【保存】する。

画像:Googleスプレッドシートで入力規則の設定 リストを直接指定する手順2

プルダウンでリスト化したい選択項目が少ない時は、カンマ区切りで一つずつ入力していきます。分かり易く改行しても大丈夫です。

直接指定は手間が掛かるだけでなく管理もしにくいので、プルダウン項目が多いときは次に紹介する【リストを範囲で指定】がおすすめです。

プルダウンを連動させる、範囲で指定する方法

画像:Googleスプレッドシートで入力規則の設定 リストを範囲で指定する手順1

別シートでマスターデータを用意し参照元として連動させるのが管理しやすくておすすめです。

また、参照元データは基本的に管理者だけが触る様にしておけばデータが壊れる心配もありません。

STEP

セル範囲

セル範囲はリストを表示させたい場所の事。ここでは初めに選んだ「プルダウンを表示させたいセル」が自動的に設定されています。

STEP

条件:【リストを範囲で指定】を選択。

画像:Googleスプレッドシートで入力規則の設定 リストを範囲で指定する手順2

アイコンをクリックすればリスト範囲を直接ドラッグして選べるので簡単です。もちろん、別シートを選択して範囲を選ぶ事が出来ます。

別途用意しておいた参照元データを利用しましょう。

STEP

別シートからデータ範囲を設定する

画像:Googleスプレッドシートで入力規則の設定 リストを範囲で指定する手順3

① データ範囲の選択では別シートと連動させる事も出来ます。ここでは参照元データを作り選択しました。

② プルダウンとして表示したいセルをドラッグします。シート名とセルの座標が自動的に入力されます。

③ 間違いなければOKボタンを押して保存。簡単ですね。

項目が増えていく可能性があるなら、列全体を選ぶと良いです。その際は分かり易い見出しを付けましょう。

作ったプルダウンリストのサンプルはこんな感じ

画像:Googleスプレッドシートで入力規則の設定 リストを範囲で指定する手順4

直接指定も範囲指定も見た目は同じです。繰り返しですが、選択項目は別シートで管理すると楽です。

一番上は検索窓になっているので、リスト項目が多い時は文字で探す事が出来て便利です。

プルダウンリストを解除する

画像:Googleスプレッドシートで入力規則の設定を削除する

データ入力規則を設定したセルを選択し【入力規則を削除】を選択。複数のプルダウンが設定してあっても問題ありません。

まとめ:プルダウンの作り方

プルダウンの作り方を解説しました。プルダウンの項目は別シートで作っておくと運用が簡単です。

複数人で使う場合でも参照元データを管理者だけが触るようにすればファイルデータが壊れる心配もありません。

毎回入力する内容が決まっているとか、表記ゆれが起こっては困るようなデータを扱う場合はプルダウンがおすすめです。